文档众多、类型各异，散落存储在员工各个电脑上，需要查找调阅时东奔西跑，非常不便。
员工离职或调岗后，项目的整体方案资料可能会丢失、外泄，严重威胁到文档安全。
员工可以不经过公司相关领导审批，将内部重要文件外发给客户。
数量庞大的文档资料急切需要实现组织、归档、分类、检索与查阅。
采用传统的纸质管理，不仅容易丢失，而且大量复印、打印，纸张成本很高，浪费严重。
纸质文件不易保存，重要文件损坏后不可修复。
对于相对敏感的文档不能实现安全监控、信息保护、信息安全传输、身份识别、权限控制等。
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文档资料承载企业的发展记忆、经验以及成果，一般管理只停留在个人或部门层面，这些重要的文档会因为员工离职而丢失，因为时间推移而失去记忆，也会因为使用不规范而出现遗失、损坏，更有被恶意扩散导致形成损失的可能。
企业普遍会把文档管理理解成文件的备份和保存，变成了一个额外的工作，且不说员工会抵触，也没有考虑到如何将文档管理与日常业务中的问题相结合，往往难以达到理想的效果。
所以，在IT行业高速发展的今天，在信息洪流滚滚而来的当下，我们需要一个强大的档案管理系统，来为源源不断的档案和纷繁复杂的手续提供一条更便捷的路。
二、文档一体化系统管理的重要性
会博通具有非常全面的文件管理功能，不但可用于收文、发文、签报等普通行政公务文书的管理，也可满足各种专业文件管理的需要。
1、文件流转方式
一种是，传统的纸质文件的人工流转方式，需要利用会博通保存电子文档，打印相关人工流转的纸质表格，流转完成后，再将相关表格和最后定稿的文件扫描录入系统。
另一种则是，现代化的无纸化网络流转方式，由文件起草人提交文稿，再经过校对、会签、签发、核稿、编号、套红等程序最终形成正式文件，还可将封发、归档等程序加入流程中，让文件的盖印或加盖电子印章、邮寄、归档等工作一气呵成。
对于专业文件，没有通用的定义，可以理解为行政文书以外的，具有专业性的一类文件，如法律法规、技术标准与规范、规章制度、合同文件、招标文件、投标文件、设计文件、工程图纸、工程项目文件、管理咨询项目文件、法律咨询与诉讼项目文件、投资项目文件、报表等等。
2、文件归档管理：
1）在文件管理阶段，会博通提供了多种自动化的方式，将处理完毕的文件自动收集到档案收集箱中，档案管理人员可根据管理需要，及时将档案收集箱中的待归档文件转入相应的档案类目中，以形成档案。
2）对于没有自动转入档案收集箱的文件，亦可采用多种方式进行归档操作。
3）文件的归档操作，可由文件持有者将文件移交给档案管理人员后，再由档案管理人员予以归档，亦可由档案管理员授权文件持有的部门或人员直接进行归档操作，归档完成后，经档案管理员验收，再入库保管。
