1、明确档案管理机构及其主要职责。
例如，要确定领导责任制，由企业办公室有关负责人全面负责企业档案管理工作，由各部门有关负责人负责本部门档案工作，由监督、检查人员负责文件材料收集及档案整理工作，并要进一步明确专职档案员、兼职档案员、资料员的执业资格和岗位职责。
2、保档案工作全过程规范有序管理。
细化资料管理流程，使其更好地反映各管理人员之间工作的衔接、交互、配合情况，做到无漏洞、无遗失，确保档案工作全过程得到规范有序管理。各管理人员要依据资料管理制度和资料管理流程填写好各自工作中形成的资料目录和内容，以避免施工资料与工程进度不同步的情况，从而保证施工资料及时、有序地得以收集。企业离职人员中涉及兼职档案员、资料员的，在离职时必须经由档案员签字方可办理离职手续。
3、建筑工程档案完善归档分类方案。
要完善归档分类方案，确立包括综合类、工程项目类、人事类、会计类等类别文件材料的归档范围，具体分类要结合企业组织架构和实际经营情况进行细分。归档分类方案不宜过于烦琐，档案管理的关键在于利用，只要能确保在最短时间内查询到有关档案，这样的分类方案就是实用的。一般情况下，可将建筑工程档案分为行政管理类、经营管理类、党群管理类、合同类、会计类、特殊载体类、实物类、人事类、工程类等。
4、强化档案移交归档细则要求。
要强化归档要求。为确保严格遵守档案保管期限和归档时间规定，专职档案员要定期开展指导、巡查。企业有关部门要对每年度各部门文件归档情况进行公示，文件移交质量和进度可考虑与绩效挂钩。所有兼职档案员和资料员向办公室移交档案时必须要制定统一的文件目录，确保文件完整齐全。在移交过程中，双方要填制《档案移交清册》，由档案管理员对移交的档案进行质量检查。
5、细化档案借阅制度及归还流程。
要完善档案借阅制度，细化档案借阅流程。档案员对借阅手续审核完毕后，必须进行纸质和电子登记。纸质登记需由经办人签字，并注明归还日期，档案员应在归还日期前后进行催还。对于资料员的日常借阅，企业要制定借阅登记单、登记簿，也要确保登记单、登记簿的纸质版和电子版同步保存。
