文档一体化管理工具、平台或系统，通过收集、管理、共享、更新、创新等过程，快速获取内外部的知识并加以储备，这些知识可以高效地输送到单位组织的每一个成员；提高工作成效，减少错误率和重复性工作。从系统的角度进行思考，这将成为组织的智慧资本，有助于帮助单位组织做出正确决策，适应时代的高速发展，应对市场变迁。简而言之，单位组织的文档一体化管理就是知识收集、存储、管理、共享、迭代、创新、再利用的一个全生命周期过程。
文档一体化管理系统应该涵盖哪些基础功能？
据会博通资深产品经理介绍好的文档一体化管理工具可以帮助团队和企业，做到有效的文档一体化和应用，提高员工的工作成效，减少错误的重复发生。
1、多元化收集知识：
支持多种类型的知识，如图片、视屏、各种文档（Word、Excel、PPT、PDF、TXT等）等。
2、方便结构化存储：
对于企事业单位组织来说，知识的存储量较大较杂，需要文档一体化管理工具，结构化分类存储，例如多级栏目、多属性、多标签、多条目、甚至可以自定义管理....
3、简单、易学、易操作：
单位组织的文档一体化管理系统在使用上越简单越好，做到人人皆是知识创作者，人人都是知识的运用者。不方便操作，无法让所有人的知识方便管理，那么单位的文档一体化管理效果将大大折扣。
4、文档一体化管理系统使用成本：
使用成本的高低关乎性价比，单位组织在文档一体化管理平台选择上，建议大家选择试错成本低的工具，比如企业专门研发的方向是文档、档案管理为基础的文档一体化管理平台，通常比较靠谱，多考虑的是协同、沉淀、分享、安全；若是建立在OA基础上的文档一体化管理系统，重视的就是流程管理，往往在沉淀和规范利用方面比较缺乏，所以建议大家多调研产品研发背景和产品的真正优势和强项。当然，现在市场上有很多专业做文档一体化管理系统的企业，比如会博通综合文档一体化管理系统专注研发已经超30年。
5、查询与分享功能是否好用：
分享的便利性很大程度影响到知识的流通与利用，是文档一体化管理工具必备的重中之重。分享不方便无法解决信息孤岛的情况。对于内容资料很多的知识库而言，一个好的搜索功能是刚需，全文检索，条目检索，关键词检索，依权限检索等等已经成为优秀文档一体化管理系统的高级评价范畴。
6、编辑轻松多人协作：
文档一体化管理系统除了存储管理外很重要的一点是编辑内容，编辑就要考虑编辑器是否好用，主流编辑方式是否都具备，团队协同编辑功能几乎必不可少，毕竟是和团队使用的文档一体化管理平台，伴随着协作编辑，操作记录痕迹的永久化保存就显得异常重要。小编目前了解到操作痕迹永久保存这部分，做的最好的文档一体化管理系统首推“会博通”。
7、多重权限管理，数据可备份：
文档一体化管理系统是企业单位组织资料的汇总平台，因此需要多级权限管理功能去约束不同级别成员的操作权利，从而保护数据安全。当然说到数据安全最重要的是数据是否被自己所掌握，类似像一些云知识库平台就应提供此类的功能。会博通综合文档一体化管理系统，采用的是组织机构虚拟化方式，设置权限管理体系。
