①需要查阅干部档案的单位，应派党员干部持单位介绍信和主要领导签字并办理审批手续后方可查阅。有的单位制定了《借阅干部档案审批表》，必须填写表后才能按照程序借阅档案。同时需要注意到，由于干部级别的差异。在查阅不同级别的干部档案时，需要授权的单位和个人并不相同。以上海某高校为例，该高校比照干部制度规定：查阅局级以上干部的档案，《查阅干部档案审批表》应由校党委负责人签署意见和组织部盖章，送市委组织部办理查阅手续；查阅本校处级干部的档案，《查阅干部档案审批表》须经本单位党委（党总支、直属支部）主要负责人签署意见，校党委组织部负责人审核同意，并盖章；查阅本校其他教职工档案，《查阅干部档案审批表》应由本单位党委（党总支、直属支部）主要负责人签署意见，并盖上公章，经人事档案室负责人同意方可查阅。向外省、市、区查阅干部档案，必须事先与对方相应一级的党组织取得联系，征得对方同意后，才能按规定手续开具《查阅干部档案审批表》，前往查阅。
②查阅者应在本室内专人监督查阅，允许查阅的内容和范围由本室人员确定。
③任何个人都不得查阅或本人或直系亲属的档案。
④本室保管的档案一律不外借，因工作需要要从档案中取证时，需征得本室人员同意后方可复制。
⑤严格遵守保密制度和查阅规定，不得泄露档案内容，违者视情节轻重予以批评教育直至纪律处分。
⑥要爱护档案，严禁抽取、撤换、涂改、圈划档案材料。阅档时禁止吸烟，以免损坏档案材料。
⑦一般情况下，查阅档案在阅览室进行。由于特殊情况，需要借出档案室阅档时，则不仅需要借阅人在人事部门开具《查借阅人事档案审批表》，注明借阅时间、借阅人姓名、档案的具体内容（干部档案要填写个人的姓名），经人事档案室负责人同意后，才能办理外借登记手续。原则上，借阅的档案需要当天归还，且不容许转借。如果采用了人事档案管理系统，则在系统中进行登记和注销。同时，如果借出的档案超过了一定的期限未归还，则必须进行催还。
信息化查阅管理探析
会博通综合档案管理系统，超30年匠心研发，提供档案采集、录入、整理、扫描上传、归档入库、利用、编研、注销等全生命周期的管理功能。
会博通借还体系的特色功能如下：
1.依权限搜索：用户所有搜索行为受权限管控，只有具备相应权限的借阅申请人才能搜索呈现相应的文件档案。
2.借阅申请流程:点击借阅申请后，系统自动套用“借阅申请流程模板”，进行流程审批。
3.多个文件同时借阅：通过多次搜索多次勾选，系统自动放入“收纳盒”进行统一借阅申请。也可对文件进行一式多份借阅管理。
4.借用文件预览：本地无缓存，文件带水印防止恶意扩散
5.借阅期限设置：借阅申请人可在借阅流程中选择所需借阅的时间，在申请对应的借阅时间内借阅人都可以阅读该文件，超过时限则不能阅读。
6.到期提醒：利用“到期提醒”功能提醒经办人及借阅人，也可通过系统发送短信提醒经办人和借阅人。
7.借阅统计：从查询范围、查询日期、借阅人、批准人、归还状态、借阅时间等方面进行统计。
8.连接高拍仪：可连接高拍仪，快速识别借阅人身份信息，同步实现现场拍照签名，高速完成借阅申请。
