在企业中，几乎人人一台电脑，由成百上千的员工组成的企业，所产生的文档数目非常庞大，其中就不乏很多对于企业而言非常重要的文档。这些文档若因某个电脑系统硬盘损坏或病毒感染导致丢失，其损失无法估量。为防止丢失，备份文件无疑是非常好的措施，但是，由于文件存储分散，文件量极大，将所有电脑中的文件一个不落的定期逐一备份，是几乎不可能完成的。
2、重要资料没有安全保障
在接受调查的企业中，大多数管理者都认为自己企业的文件需要加入严格的保密措施，但实际上并没有多少企业将其付诸行动。企业管理中员工离职、换岗等人员流动现象十分常见，与公司有关的重要文件经常出现被复制、删除、外泄的情况，调查发现，85%的职员可以轻松的下载这些具有"竞争力"的资料和信息，78%的资料外泄来源于企业内部。员工离职后将公司商业机密文件拷贝带走，再高价卖出给竞争对手，严重情况可能会给企业造成高达上千万元的直接损失，间接损失更是不可计量。
3、员工操作历史无法看见
企业工作离不开文档，成百上千个员工每时每刻都在对文档进行操作，每个员工对哪些文档做过哪些操作根本无法记录，工作失误后责任相互推诿的现象严重。公司的机密文件遭到恶意篡改，但是查询不到是谁做的，员工之间互相猜忌推卸责任，影响公司内部团结;有时重要内容被误删除，无法恢复至之前版本，造成重要信息的丢失，重新起草还要浪费人力与时间成本，给公司带来巨大的经济损失。
