每一个项目的工程施工伊始，作为施工单位，从设计图纸的复核、施工地段地质、水文的勘察与了解，施工现场的复测到安营扎寨，施工区域的购地拆迁，接水接电，各种材料的储备等等，准备工作是大量的，纷繁的。这个阶段施工档案的跟踪管理应针对初期施工图纸、文件资料的形成部门多，产生的形式不尽相同的特点，向项目经理部了解一定时期内有关工程施工规划、工作安排，通过定期向有关工程管理部门了解一个时期内有关工程施工准备阶段各项工作、会议、外事活动等安排情况，及时了解掌握有关档案形成的信息，跟踪管理亦进入角色，同步启动。工程施工初期阶段，应明确跟踪管理规定和要求，使档案资料的管理有明确的工作依据。要针对来自不同的归属部门、明确有关档案和竣工资料应执行的具体管理规则，形成统一规范，避免执行中的不明确性，对应归档的档案资料没有按时归档的，及时主动上门跟踪索取，同时定期进行阶段性文件资料归档的清查清欠。依据工程技术资料归档范围的具体规定，在工程进展的一定阶段内应形成的各类文件资料与实际已归档入库的相应文件资料对号清查，因工作疏漏而缺少的部分，列出清单与各有关文件资料的形成或发送部门联系索取。
2.工程把关施工阶段。
大面积工程施工的全面展开，是工程质量、安全的重要把关阶段，也是各类工程技术资料大量形成的时期。对于这阶段的档案资料分目标跟踪管理，工作重心应转移到重点抓住档案资料形成的薄弱环节，以保证归档资料的质量。加强对施工现场施工文件资料的检查，这是档案管理的基础工作之一，如到项目部检查或抽查技术人员、领工员的施工日志、班组施工作业记录，包括工程用料情况，工程施组、施工规范的执行情况，工程试验、压力容器的检测记录，中线水平观测记录，安全操作情况，工程分交情况等，检查其填写是否齐全符合规范。特别检查分部、分项工程检查证的填写情况，对地下、隐蔽工程检查记录的填写。工程监理的认签等，要考证其可靠与真实程度，以保证归档资料的可靠与真实性。应搞好库存档案清理达标工作。随着工程的进展，工程技术资料大量归档，要按工程建设阶段对归档资料从数量上和质量标准化上进行专人逐项的检查，按交验单位分门、按交验部门分类，进行自检、整理、充实、完善，按档案工作的业务要求，在分类、立卷，编号时应将不同阶段形成的技术文件资料区别分开，协助各项目部备齐各类竣工文件资料。对一个时期内资料室借出资料进行定期归档，是档案跟踪管理在整个施工阶段的长期业务工作，而在竣工验交阶段更应注意。应着重强调资料借出的时间性，以防止因借阅人对借出的资料长期占用保管不善、而造成文件资料的损坏、丢失。
3.工程竣工验交阶段。
工程竣工验交，是施工企业所承建的工程要接受该项工程涉及的各专业的工程质量的总验收。是对设计、施工、使用维修等方面进行综合性考核，也是检验施工单位的工程项目施工组织、施工能力水平、安全生产、工期进度、企业信誉等方面的重要环节。这一阶段的档案跟踪管理应在各类技术资料的总结统收、分类归档，别类上交等方面下功夫、以配合建设单位、施工单位、监理单位、使用单位、接管单位办理好工程竣工验收交接和固定资产转移工作，充分发挥建设项目的投资效益、社会效益和经济效益。在工程验交阶段，还应按照档案工作的内容收集、整理、鉴定、保管、统计、检查、编研和利用八个环节的要求，按照标准化、规范化的要求，对各类技术文件资料着手整订、填写、贴签、装盒等工序，该上交的上交，该自存的入库分类存放。最后对每个项目跟踪管理的情况进行自查。以便总结经验，找出不足以利改进。
