作为档案保存下来的声像记录材料，其用途是很广泛的。它有与其他类型档案相同的一面。
既是制定政策和推广经验的依据之一，又是进行经济建设、开展科学研究以及进行政治斗争的有利条件。
与其他的档案相比，声像档案的特殊作用如下：
1. 为宣传与报道提供便利
声像档案 与声像档案记录材料， 好比文件与档案的关系，是有密切联系但并不相同的两个概念。
比如，新闻照片是用于最新事态、人物的宣传报道，而照片档案是历史的记录，两者互相配合，可以收到事半功倍的效果。
就像是开国大典的照片，是报道1949年10月1日，主席在天安门城楼上向全世界宣告国家成立时的情景，这在当时是轰动世界的新闻。
然而在报纸上重新刊登这张照片，则是作为照片档案，为配合庆祝活动的新闻报道服务的。为宣传与报道提供便利条件。
2. 提高信息交流的条件
由于纸质档案传统载体信息的承载量有限，给国内外学术研究和科研成果的交流带来很大困难与不便。
随着现代科学技术的发展与档案载体形式的变化，信息容纳量会越来越大。声像档案的信息容纳量极大地超越传统的纸质档案并被大量复制。
这可以满足人们从不同角度利用档案的需要，打破了时间和空间对人们认识问题的限制，大大扩展了人们观察与认识事物的范围。提高信息交流的硬性条件
3. 深入科学研究
声像档案是运用各种技术手段表现声音和形象的，它用直接逼真、感性立体的声像，把有关信息传达给利用者。
视听、音像结合，使人有如身临其境之感，协助科研人员回忆、分析、对比、观察、测听、研究和揭示有关问题。
同时，声像档案还可通过播放设备的放映与特殊手段，将某些瞬间的动作化快为慢、变慢为快或进行定格处理，为科学研究提供了比一般文字档案更为便利的条件。
4. 观赏历史价值
由于声像档案含有很多无法用文字表述的信息和形象，而一些耐人寻味和具有艺术欣赏价值的声音和图像被固定在声像档案上面。
声像档案内容丰富，形式多样，传播快，不受地域、时间的限制，不受人们文化程度的限制，甚至不识字的人也能接受某些声像档案的内容。
戏曲、电影、电视形成的影片、电视片、照片、画册、录音、录像带等，比起文字的纸质档案，更具有生动、具体、活泼的艺术感染力。
就是这些独特的特殊作用，才决定了声像档案的与众不同，可以为一些报道提供便利、提高信息交流的条件、帮助科学研究以及观赏以往的历史资料。
拥有着如此作用的档案，就要完善档案管理的方法，那现在有什么好用的档案管理的方法呢？
当然是有的，那就是“档案管理系统”，它可以将档案管理的过程进行信息化处理，减轻档案管理工作的工作轻度，简化档案管理的流程。是档案馆与企事业单位的首选方法。
