这十大管理体系立体化地表达了项目管理的各个维度,作为项目管理者需要具有统筹管理项目全局的能力。
在项目中,只有能够正确地捕获需求、划清范围、制订合理的计划、引入合适人才、控制住进度、规避住风险,项目才能成功。
其中,最让人难以捉摸的应该就是规避风险。因为,如果你的项目经验不足,可能就会无法预判项目实施可能会遇到的各种问题和风险,在实施过程中又会"身在其中,不知其害",从而无法发现风险,更何谈规避风险。
工作范围不明确、需求不明确、人员紧张、时间紧张、需求频繁变化等原因,都是引发项目风险的导火索。
尽管有时作为项目经理不能改变这些外部压力,但通过项目管理可以提前揭露这些问题,并通过协调、沟通等手段解决这些问题。因此,划定工作范围是项目管理的最重要环节,也是项目管理的核心。只有划定好项目范围,通过项目范围来具体制定项目实施计划,才能控制住项目时间、人力资源和成本。也只有控制住了范围,才能说清哪些属于现有需求,哪些属于需求变更。
项目范围指对项目所期望的最终产品和可交付成果,以及为实现成果所需各项具体工作的简明描述。
项目范围的确定为成功实现项目目标定义了恰当的范畴,即规定或控制了具体的项目。恰当的范围界定对于项目的成功实施是十分有必要的。
项目是一个整体,如果想要分清项目范围,就要将项目按照一定的原则对其进行任务分解,细化每一项工作,这种分解可以将无法量化的项目转换为可量化的日常任务,每个任务只能由一个人执行,一个人所需要的完成时间作为任务单位时间,这就是WBS(Work BreakDown Structure)工作分解结构法。
WBS被称为工作分解结构,用于将项目可交付成果和项目分解为较小的任务,从而易于管理项目流程。
WBS总结并定义了项目总体范围中每个级别和下一个级别的具体工作,这是计划过程的中心,它也是制定进度计划、预算、资源、需求、风险、采购等的基础。WBS的创建方法通常通过类比法、自上而下法,将一系列明确定义的项目工作作为下一阶段计划活动的指导文档。
WBS对于项目管理的重要性在于:
1) 一种结构设计工具,可以清楚地表示每个项目工作之间的相互关系;
2) 一个规划工具,可显示项目的整体情况并详细说明完成项目所必须完成的工作;
3) 项目完成可以作为项目状态的报告工具报告给高级管理层和客户;
4) 防止错过项目可交付成果;
5) 帮助项目经理专注于项目目标并明确职责;
6) 建立可视化的项目可交付成果,以估计工作量并分配工作;
7) 帮助改进时间、成本和资源估计的准确度;
8) 帮助建立项目团队并获得项目人员的承诺;
9) 定义绩效评估和项目控制的基准;
10) 清晰地传达工作职责。